实用 | 回扣、管理漏洞、财务风险 汽车经销商如何应对？

首先调出了某店以下数据：

1.2018.12-2019.1事故车进厂工单明细（含自费）

2.2018.12-2019.1售后进厂工单明细

3.2018.12店内留修专员的保险公司推送跟进表

4.2018.12店内留修专员的手机短信详单

5.2018.12店内留修专员的手机通话详单

一）保险业务

4S店在与保险公司、按揭机构合作过程中，通常涉及手续费返利事项，但保险公司返点政策变化比较频繁，种类繁多，若不规范返利方式，公司收益容易被私人侵占。

控制措施：

财务应掌握保险公司的返利政策变化；每月要求业务经办人员提供业务明细，确保返利能及时交到财务，并与对方公司有对账确认过程。

二）备件出入库管理

备件业务是售后业务的核心，备件出入库管理是否规范，直接决定售后业务是否规范；同时，备件管理工作很大程度取决于备件管理人员的责任心、职业道德，以及备件管理系统的健全成熟。可能出现的风险和舞弊行为有：

1、入库环节上，向厂家采购原厂备件，厂家提供发票都会附供货清单，财务容易核对；而采购副厂备件时，由于外采备件供应商规模小，有的只提供发票，无供货清单，有的供应商提供了供货清单，但只有备件部门有，未提供给财务，结果财务对外采备件入账只能依据发票金额，但备件部门在系统上做入库时，有机会在总金额不变的情况下，调高入库单价的方式来减少入库数量，将少入库的备件形成帐外。

2、外采备件采购量具有临时性、采购量小的特点，一般是备件经理独自完成供应商选择和定价、定量的过程，这其中会出现采购价格偏高甚至有时高于原厂备件的情况。

3、库存管理环节上，若缺乏财务定期全盘，每月抽盘，放任备件部门自行盘点，也极容易出现大额盘亏。同时，有可能出现的舞弊行为是，备件部门与外部配件商贩联合，将备件库中原厂备件换成副厂备件牟利。

4、原则上，售后系统工时和备件价格一般都是设定好不允许修改的，需要让利时，则以折扣的方式在维修工单上体现，但有的服务顾问为规避折扣审批流程，串通备件部门修改了备件出库价格。

5、在工单上修改备件名称是售后业务常见的违规行为，工单上的备件名称是常用维修备件，而查询对应零件号，却发现实际是精品之类，客户不知情，精品流入账外。此类现象在事故车维修上居多，而且售后人员解释理由一般是精品送给了保险公司定损员，为了提高定损价；但赠送未走审批流程，仍然违规。

6、维修时给客户少更换备件，主要是机油等养护品，实际使用数量少于出库数量；或在工单上人为增加与此单维修无关备件，以事故车和索赔项目居多（事故车出库备件量大，索赔无需客户付费，这两种情况下客户均不会太关注备件明细项目）；这两种行为都会造成库外库，帐外备件或私自外卖牟利，或备用于接私活。后一种方式也可能是备件部门为逃避承担备件丢失、损坏的责任，将已丢失、损坏的备件在系统上出到前来索赔和理赔的客户身上。

7、利用反结算操作篡改工单，私自在已完毕的维修上添加备件出库项目。

8、长期借件不还。

控制措施：

1、外采备件的发票和供应商供货清单原件应一同交到财务，财务核对品种、数量、金额是否与系统一致。

2、外采备件中大部分为常用件，可通过更为合理的订货计划减少紧急订件量，降低订货成本。对于个别厂家暂时缺货备件，可以想办法向同品牌4S店平价调货。

3、备件盘点制度严格执行，形成盘点报告由财务部门、备件部门、售后经理共同确认，并报总经理审批，盘盈盘亏需及时处理。

4、备件违规出库行为一经发现就应及时处理。

5、加强车间管理，安装监测系统。

6、反结算权限只限于财务。

7、设置借件登记本，每次借件必须有登记，借件人、借件时间、借出备件零件号和名称、借出用途等信息详细登记；借件超出30天的备件部门要求借件人归还。

三）维修流程管理

未按规定维修流程上操作，比较常见问题和风险有：

1、车辆已进厂，但系统上未开立工单。不及时开立工单留下进厂记录，可能发生客户车辆进厂维修但未收费，或被人介绍到外面去维修等情况，且事后不易被发现。

2、缺乏维修折扣权限规定，导致折扣滥用；或折扣审批流程不严格执行，都会引起维修毛利率下滑。

3、售后代金券发放部门不一，售后、客服、市场都有可能发放，而且发放标准不统一，发放时无签收手续，也无相应人员计算发放数量和金额，无法预估今后会发生的免费维修量；代金券未设定维修类别和采用记名式，也会导致被冒用滥用。

控制措施：

上述内容一般4S店都会有相应规定，主要在于执行不到位，因此关键是平时的检查和督促。

四）售后挂账和坏账

4S店的售后业务均会存在一定的挂账，有一些长期挂账已经成为坏账，直接关系到4S店的真实收益，控制售后挂账与坏账尤其重要。因违规行为造成不应发生的挂账和坏账的形成原因主要有：

1、挂账，理赔代办的事故车，资料未递交齐全，未通过保险公司核赔；索赔申报不合格未及时重新提交；售后协议单位超出协议挂账范围仍允许继续挂账；对不符合出门条件的未结算维修车辆仍然放行。

2、坏账，对超出保险公司理赔范围的事故车仍进行理赔代办;对超出厂家保修、索赔政策的车仍进行索赔;车辆已出门但长期未结算，客户也不再返厂。

控制措施：

对售后财务及时催收，回款并纳入相关人员的考核；其中维修未结算一般在挂账中占比重最大，而且未结算形成的挂账不会在账务中反映，需要从系统中查询，尤其要加强关注，对于维修车辆应每月盘点，未结算已出门的维修应要求相关人员及时清理。

五）假索赔舞弊

假索赔是4S店偶有发生的行为，属于违规行为，但4S店有时为了把售后纠纷的损失转嫁到厂家，也会做一些假索赔，但假索赔很容易被业务人员利用牟取私利，厂家拒赔的几率也很大。

例如某4S店部分售后服务人员、维修人员、索赔员是湛江同乡，形成了利益团伙，做案方式是欺骗一些保养客户说车辆某些部件有问题了需要更换，4S店可以做索赔无需客户付费，客户一般会同意；其团伙表面上将车停在工位上打开工时灯一段时间，实际上却未做任何修理，通知客户说维修完毕；然后在系统上却申报索赔，将索赔单上的备件领出后变卖，并在市场上找一些旧件放到索赔旧件库冒充；后经统计，三个月内其团伙领出变卖的备件在七万元左右，同时因缺乏索赔旧件，引起的厂家拒赔金额累计已达三十多万元，给4S店造成了巨大损失。

控制措施：

1、索赔旧件库定期盘点和抽盘结合，查看索赔旧件是否齐全。

2、索赔申报与厂家回复、回款明细，索赔员应每月交财务对账。

六）售后废品收入

4S店废品收入主要是废机油、机油瓶、机油桶、维修更换件等变卖的收入，有一定金额；售后车间往往通过少交、不交等方式进行收入截留，形成账外小金库。

控制措施：

发文规定废品收入必须交财务入账；废品变卖时，除售后人员，必须有财务或行政部门人员参与；根据每月产值，测算废品收入是否合理。

七）出门证管理

出门证是车辆放行的依据，若无出门证制度或不严格执行，放行随意，对内部车辆如商品车、试驾车而言，形成了资产安全风险；对外部车辆如维修车辆，则容易形成跑单、违规挂账的情况。

控制措施：

1、车辆放行一般都需要交款结算情况，所以出门证只能由财务开具。

2、4S店只设置一个出口，出门证制度对门卫需贯彻清楚，以确保执行。

当一个恶行的链条足够长，长到看不到链条全貌时，每个环节的人都有理由觉得自己很“无辜”。

本文转载自汽车经销商盈利提升大师晓童老师，文章观点不代表AC汽车立场。

— END —